在零售與食品服務行業，為降低公司成本、保證食品安全，行業內企業正各自面臨巨大壓力。為確保食品安全，為每一家餐廳與超市配備一個可靠的食品安全監督員成為至關重要的措施。

 

然而，根據 Alchemy Systems 進行的行業調查結果表明，有超過三分之二 (67 %) 的食品服務企業表示，公司的食品安全規程并沒有被員工 100% 的貫徹執行，究其原因主要是：員工缺乏足夠的培訓以及對食品安全規范完全的了解。

 

 

 

為了引導并支持員工執行和遵守食品安全要求，使用檢查清單與工作指南能有助于他們提升工作表現。毫無疑問，檢查清單可以確保員工不會遺漏任何一個工作步驟，并可作為企業遵守流程的依據。

 

然而，作為一名有著食品行業從業 20 年經驗的、曾服務于多家行業領先食品服務與零售企業的食品安全專業人士，Eric Moore 表示在實際工作中，檢查清單的功能并不都能實現，也不能解決所有問題。

 

 

在過去這些年里，我花費了無數時間創制并修改紙質溫度日志及檢查清單，希望有助于管理基本的食品安全要求。作為一名食品安全專業人士，我為設計了這些文件而感到非常自豪。然而，無論我將這些文件設計得多么精簡，想要在運營中使用這些文件總會遇到挑戰。

在參觀現場時，我經常與員工和監督員談到那些日志與檢查清單的重要性，但更重要的是，我會問他們使用這些文件時遇到的挑戰。他們給了我真正有價值的見解，讓我明白：只要我依賴紙質記錄，食品安全項目就會收效甚微。

 

紙質食品安全系統的三大缺點

1缺乏員工支持

例如，當某個食品安全流程規定要清潔某表面或檢查某深度冷凍器的溫度時，紙質檢查清單只包含需要采取的步驟以及這些步驟必須完成的時間。

然而，這些清單沒有指出在檢查過程中需要注意的特殊因素，也沒有規定糾正措施。偏差或問題是可能出現的，比如違反最高或最低溫度限值。這就需要在紙質文件上進行記錄，而這一操作通常需要幾天甚至幾周。

 

此外，員工只能手寫備注，字跡不清有可能會導致誤解。紙質檢查清單也無法實現可視化文檔記錄（例如，照片形式）。然而在很多情況下，可視化形式可以極大簡化記錄過程。

2篡改與走過場

如果對填好的檢查清單不加以關注，且只在計劃進行審計時才對其進行查看，那么這就會使員工質疑建立這些文檔的目的，導致他們對清單填寫不完整，敷衍了事。員工會越發缺失對合規事宜重要性及任務完成及時性的認識。周末的檢查清單在周五就已經填完，或者漏掉的項目在宣布要進行審計后再補全的情況并不鮮見。員工們會覺得他們記錄所有事項只是為了應付審計，而不是為消費者安全負責。

3耗時耗力的分析

除了查找和填寫紙質檢查清單外，分析那些填好的檢查清單同樣需要耗費大量時間和精力。用紙質文檔分析餐廳或商店的潛在薄弱環節并掌握食品安全系統的總體現狀通常十分復雜。各個場所（基準）之間的比較也同樣復雜。

 

數字化食品安全規程的十大優勢

1現代化的工作環境

充分感受數字化的工作環境帶來的便利性，令員工可以輕松識別工作中的合規細節并享受數字化的執行過程。

2合規

數字化的檢查清單為食品經營企業提供了食品安全合規的證據。同時，在管理上也能通過給員工提供詳細的設備操作指導和建議，方便他們更好的開展工作。

● 擔心員工遺漏某項合規檢查任務？

系統會按班次顯示開放的檢查清單，載有任務超時的情況下，會提醒員工。

 

● 擔心員工不清楚如何開展合規檢查的相關步驟？

數字化系統可提供詳細的指示，包括可視圖像。

 

● 擔心員工跳過某個合規步驟？

數字化系統強調檢測數據的完整性。所有過程只有具備不間斷的文檔記錄才算完成整項任務。

 

● 系統是否具有規范之外的自定義條目？

該系統可顯示偏差以及必需的糾正措施，可以在執行中指引員工。借助這種指示，數字化系統可以在保證合規的同時，促進食品安全方面的行為一致性與適當性。

 

3易于執行

在很多餐廳和超市中，會由經理負責記錄合規任務的完成情況，因為這類檢查太過重要，或者新員工尚難以承擔這項任務。這樣一來就不得不將高成本的人力資源分配到每一個環節。而經過精心設計的數字化檢查清單十分簡單直觀，即便是基層的管理人員也能正確的開展并記錄流程。這樣就可以有針對性的部署公司人力，提升團隊績效。

4客戶滿意度

引入可以自動監測溫度的智能數字化檢查清單系統后，員工就有更多的時間處理其他關鍵事務，從而提高客戶滿意度。

5更多的空間，無儲存成本

公司開始使用數字化檢查清單后，原本用來存放文檔的空間就可以釋放出來。數據存放在安全的云端后，就不會再有成堆的文件，也不需要再整理和存放文件夾。紙質檢查清單的所有存儲費用都可以省去。

6可實現綜合性文檔

數字化檢查清單還可支持照片等可視化文檔。這一額外的支持功能可以極大地簡化很多工作步驟，從而節省時間，降低復雜性。

7廣泛分析與簡單報告

數字化質量管理系統不僅可以通過數字化方式執行檢查清單，還可針對記錄數據提供廣泛的分析功能。由于所有信息都匯總在一個清晰的對照總結里且可隨時調用，因此可以極大簡化結果查看和解釋。這就意味著您可以實現主動運營，并完全按照自身需求進一步開發系統。

8一鍵升級

當食品安全規程的某個過程步驟發生改變或限值被更改時，數字化檢查清單可以實現一鍵更新。這樣即可確保所有的商店可以在您定義的時間點按照更新后的檢查清單工作，因為舊版本無法再獲取。打印及分發更新版檢查清單的所有存儲費用都可以省去。

9持續改進與培訓的潛力

借助數字化食品安全系統，您一眼就能看到哪些合規相關任務在門店經常會出錯或執行困難。您可以看到哪些門店需要幫助，而無需前往現場對紙質記錄結果進行人工查看。這樣就可以輕松地識別問題領域與店鋪。有了這些信息，即可針對特定流程或受影響地點制定和實施培訓要求，確保每個員工都理解并遵守食品安全規范。

10數據訪問與記錄

此外，整理、歸檔及訪問數字化數據記錄也要簡單得多。您不需要在餐廳現場查看大量文件，通過網絡就能方便地訪問這些數據。這樣就能以更加負責任的方式更快更詳細地證明合規性。

 

Eric Moore 先生是德圖儀器北美公司的“食品安全與行業關系總監”。過去 20 年，他一直在多家行業領先的全球食品服務與零售機構積極倡導改善食品安全培訓、政策與規程。

 

在他的職業生涯里，他獲得了多項行業證書與會員資格。2005 年他獲得了 CP-FS 認證，并自 2012 年起作為食品安全大會 (CFP) 的委員會成員積極參與大會。Eric 同時也是通過美國國家衛生基金會 (NSF) 認證的美國食品安全預防性控制聯盟與 HACCP 的合格成員。

 

Mr. Eric Moore

作為全球食品安全倡議 (GFSI)、GS1、美國冷凍食品協會 (AFFI)、NSF 國際聯合委員會、美國餐飲協會教育基金會、美國環境衛生協會 (NEHA) 與Prometric 等眾多工作組的成員，他為有關食品安全的標準、指南、教育與培訓課程及考試內容的制定提供了專業意見。

 

Eric目前是國際食品保護協會 (IAFP) 零售與食品服務職業發展小組的副主席、CFP 贊助委員會主席以及美國食品與藥品官員協會 (AFDO) 行業聯合委員會成員。

 

在德圖儀器北美公司，Eric Moore 負責食品安全領域所有主題的組織管理與咨詢工作，監管合規與管控的方方面面。